社内電話帳を配る前に決めることが1つあります。何を載せるかです。

あとから項目を足すのは簡単ですが、消すのは面倒です。一度配ると全社員の端末にコピーが行き渡り、端末のバックアップ（iCloudやGoogleアカウント）にも残ることがあります。最初に決めておくほど、あとが楽になります。

載せる項目は6つで足ります

項目入れる値なぜ要るか
氏名姓と名を分けて着信時に表示される。必須
フリガナセイとメイを分けて日本語では実質必須。無いと五十音順に並ばず、検索も効きにくい
所属会社名と部署同姓同名の判別。異動のときに直す対象でもある
役職部長・課長など急ぎの連絡先を選ぶときの判断材料。任意
電話番号携帯と会社の番号を別々の欄に着信表示の主役。1つの欄に2つ入れると発信できない
メール会社のアドレススマホからそのまま送れる
当サイトの変換ツールが書き出すvCardの項目に対応。

メモ欄は空けておくことを勧めます。メモは全社員の端末に同期されます。「この人は○○が苦手」といった内輪の書き込みが、退職者の端末に残り続けることになりかねません。

載せないほうがよいもの

判断の基準は「業務の連絡に要るか」だけです。要らないものを載せると、配った瞬間に全社員へ配布されます。

  • 自宅の住所・自宅の電話番号（緊急連絡網として必要なら、別の仕組みで、本人の同意を取ったうえで管理します）
  • 生年月日・家族構成
  • 私用のSNSアカウントや私用のメールアドレス
  • 人事に関する情報（評価・資格・給与など）

個人の携帯番号を載せるかどうかは、先に決めて周知してください。会社支給の端末なら問題になりにくいのですが、私物の番号を全社員に配ることになる場合は、本人の同意が要ります。「載せたくない人は申し出る」という運用にしておくと、あとで揉めません。

何をどこまで載せるかは、運用のルールとセットで決まります。社内電話帳を安全に運用する設定チェックリストに、導入時に決める項目をまとめています。

あとで効いてくる3つの設計ミス

1. フリガナを入れない

日本語の連絡先は、フリガナが無いと並び順が崩れます。「山田」が「あ行」に混ざったり、漢字の読みで検索できなかったりします。あとから全件に足すのは、最初に入れる手間の何倍もかかります。

2. 氏名の欄に部署を書く

「山田太郎（営業部）」のような書き方はしないでください。着信時にそのまま表示されて読みにくく、異動のたびに氏名を書き換えることになります。部署は部署の欄に入れておけば、異動時にそこだけ直せば済みます。

3. 1つの欄に電話番号を2つ入れる

「090-0000-0000／内線123」のようにまとめて入れると、タップしても発信できません。携帯と会社の番号は必ず別の欄に分けます。

迷いやすいところ

迷うところ考え方
顔写真を載せるか最初は無しで始めて構いません。あとからサーバー側で足せます。人数が多いと、用意と更新の手間が無視できません
兼務している人の部署部署の欄は1つなので、主たる部署を入れます。「営業部にも配りたい」はグループで表現します
派遣・業務委託の人グループを分けておくと、契約終了時にまとめて外せます
退職者残しません。サーバー側で消せば全員の端末から消えます（退職者のスマホから社内の連絡先を消す方法）

他のシステムから移すときの対応表

kintoneやGoogleコンタクト、人事システムから名簿を持ってくる場合、列の名前はばらばらでも、最終的にはvCardの決まった項目に収まります。どの列をどこへ入れるかの対応です。

載せる項目vCardでの名前備考
氏名N / FN姓と名を分けて持つ（N）。表示名（FN）は自動で作られる
フリガナX-PHONETIC-LAST-NAME
X-PHONETIC-FIRST-NAME		iPhoneの並び順はここを見ている
会社名・部署ORG「会社名;部署」の形で1つの項目に入る
役職TITLE
携帯電話TEL;TYPE=CELL着信表示に使われる
会社の電話TEL;TYPE=WORK内線はこちらか、メモに
メールEMAIL;TYPE=WORK
メモNOTE全社員の端末に同期される
グループCATEGORIESiPhoneでは「リスト」として見える
vCard 3.0。当サイトの変換ツールが書き出す項目。

この表に収まらない列は、基本的に載せないと判断して構いません。社内電話帳は「連絡するための最小限」で足ります。

決めたら、この順で進みます

  1. 載せる項目を決める（この記事）
  2. Excelの名簿をvCard形式に変換する（ブラウザだけで完結します）
  3. サーバーに取り込んで、各自のスマホに同期する

そもそもどの方式で配るかを決めていない場合は、社内電話帳の作り方4パターン比較から読んでください。端末ごとに何を使うかはCardDAVに対応した連絡先アプリ一覧にあります。

まとめ

  • 載せるのは6項目で足ります。氏名・フリガナ・所属・役職・電話・メール
  • フリガナは最初に入れる。あとから全件に足すのは大変です
  • メモ欄は空けておく。全社員の端末に同期されます
  • 私物の携帯番号を載せるなら、本人の同意を先に取る
  • 部署は部署の欄に。氏名に混ぜると異動のたびに書き直しになります

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決めた項目のまま、変換までこのページで終わります。

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